สอน Microsoft Word

ภาพและข้อความโดย สว อิเฎล (พราว) ไม่อนุญาตให้นำไปใช้ใน Website อื่น ทั้งนี้จุดประสงค์หลักเพื่อการเรียนการสอนนักเรียนโรงเรียนเพลินพัฒนา

เปิดโปรแกรม Microsoft Office Word

1. คลิกที่ Start ซึ่งโดยส่วนมากจะอยู่ที่มุมซ้ายล่างของหน้าจอ
2. คลิก All Programs
3. คลิก Microsoft Office
4. คลิก Microsoft Office Word

มุมมองและขนาดกระดาษในหน้าจอ

เลือก View และ Size ของหน้ากระดาษเพื่อความสะดวกสบายของแต่ละบุคคล
1. ไปที่ View Menu
2. เลือกขนาดและมุมมองที่ต้องการ ซึ่งโดยปกติ อิเฎลจะใช้ 100% หรือขนาด Page Width ในมุมมองของ Print Layout

แสดงไม้บรรทัด

1. ไปที่ View Menu
2. คลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ที่ด้านขวาของมันเขียนว่า Ruler

Margins

กำหนดความกว้างของขอบกระดาษ
1. คุณต้องอยู่ที่ Print Layout View
2. ไปที่ ‘Page Layout’ Menu
3. คลิก Margins
4. เลือกความกว้างขอบกระดาษที่ต้องการ
5. ถ้าอยากปรับขอบกระดาษเอง ต้องแสดง Ruler ก่อน
6. มองที่ Ruler จะเห็นสีน้ำเงินกับส่วนสีขาว ส่วนที่เป็นสีขาวคือส่วนที่ไว้พิมพ์ข้อความได้ คุณสามารถเลือนมันด้วย mouse ได้ตามใจชอบ
** ถ้าต้องการใส่กรอบเพื่อความน่ารักและสร้างสรร ให้ไปที่ ‘Page Layout’ Menu เลือก Page Borders แล้วมองหาคำว่า Art จากนั้นก็เลือกรูปแบบตามใจชอบ

ขนาดของกระดาษ

1. ไปที่ ‘Page Layout’ Menu
2. เลือก Size โดยปกติประเทศไทยใช้ A4 และอเมริกาใช้ Letter (8.5 x 11 inch)
3. คุณสามารถเลือกแนวตั้งหรือแนวนอนได้ที่ปุ่ม Orientation

กำหนดช่วง Tab (ย่อหน้า) บนไม้บรรทัด Ruler

1. คุณต้องทำให้หน้าจอแสดงไม้บรรทัดก่อน
2. highlight เลือกที่ข้อความที่ต้องการจัด Tab
3. ในขณะที่เลือก highlight อยู่นั้น ให้คลิกระยะที่ต้องการบนไม้บรรทัดอันขอบบน จะขึ้นตัว L หนา ๆ เล็ก ๆ อยู่ (ไม่ใช่ L ที่ฆ่าตัวตาย)
4. ให้เอา cursor วางที่หน้าข้อความที่ต้องการ Tab แล้วกด Tab
5. ข้อความจะเลื่อนไปพอดีกับ L แรกบนไม้บรรทัด
6. ถ้าคุณมี L มากกว่าตัวหนึ่ง เมื่อคุณกด Tab ครั้งที่สอง ข้อความก็จะเลื่อนไปที่ L ตัวที่สอง

เปลี่ยนขนาด/สี/รูปแบบตัวอักษร

1. highlight ข้อความ
2. คลิกขวา แล้วจะเห็น Function ต่าง ๆ ให้เปลี่ยน
3. หรือไปที่ Home Menu เพื่อดู Function

Justify or Ctrl+J

เมื่อคุณพิมพ์ข้อความเป็นย่อหน้า และส่วนท้ายของแต่ละบรรทัดไม่เท่ากันดูไม่เป็นระเบียบ ก็จงทำให้มันเท่ากันซะ
1. highlight เลือกทั้งย่อหน้า
2. คลิกปุ่ม Justify ที่ Home Menu ซึ่งปุ่มมีลักษณะเป็นขีดขวางเท่า ๆ กันหลายขีด คุณสามารถใช้ Short Key คือ Ctrl+J

Insert Symbol

ใส่สัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ไม่มีใน Keyboard ที่ใช้กันบ่อย ๆ เห็นจะเป็น คูณ หาร และ เครื่องหมายสงวนลิขสิทธิ์
1. ไปที่ Insert Menu
2. เลือกคลิก Symbol ซึ่งหน้าตาเหมือน Ohm อยู่ด้านขวา ๆ
3. เลือกเครื่องหมายที่ต้องการ หรือดู เครื่องหมายเพิ่มโดยคลิก More Symbols

ทำตารางใน Microsoft Words

1. ไปที่ Insert Menu
2. คลิกที่ปุ่ม Table คุณจะเห็น ช่องสี่เหลี่ยมมากมาย และด้านล่างของมันจะมีเขียนว่า Insert Table
3. ถ้าคุณสร้างตารางจากช่องสี่เหลี่ยมเหล่านั้น ก็ทำได้เช่นเดียวกับคลิก Insert Table
4. ถ้าคลิก Insert Table คุณสามารถใส่จำนวน Row และ Column ที่ต้องการโดย Row คือแนวนอน

Design the Table

1. เมื่อ Cursor ของคุณอยู่ที่ไหนก็ตามของตาราง จะมี Munu ใหม่ขึ้นที่ Menu Bar 2 อันคือ Design และ Layout
2. ดูที่ Design คุรสามารถปรับเปลี่ยนโทนของตารางตามภาพที่คุณเห็น
3. ถ้าคลิกปุ่ม Draw Table คุณจะได้ดินสอมาวาดตารางเอง โดยเปลี่ยนสีเส้นและขนาดได้ที่ Function ข้าง ๆ ของมัน คุณสามารถวาดเส้นแทยงได้ที่นี่อีกด้วย

Layout Menu for Table

1. เมื่อ Cursor ของคุณอยู่ที่ไหนก็ตามของตาราง จะมี Menu ใหม่ขึ้นที่ Menu Bar 2 อันคือ Design และ Layout
2. ไปดูที่ Layout
3. เครื่องมือต่าง ๆ มีรูปแสดงไว้ดีแล้ว เช่น ปรับขนาดกว้างและสูงของ cell ลบและเพิ่ม cell และตำแหน่งข้อความใน cell
4. หากไม่ไปที่ Layout คุณสามารถเห็นเครื่องมือเหล่านี้เมื่อ คลิกขวาในพื้นที่ของตาราง

Sort by A-Z or 1-100

เรียงลำดับอักษร A ถึง Z
1. highligth ข้อความ หรือจำนวน ที่ต้องการนำมาเรียง
2. ที่ Home Menu
3. คลิกปุ่มที่เขียน A-Z หรือที่เรียกว่า Sort
4. จะมีหน้าต่าง pop up ขึ้น ถามว่าจะเรียงตาม ตัวอัการ ตัวเลข หรือวันที่
5. เลือกซะ แล้วตอบตกลง

Shape

1. ไปที่ Insert Menu
2. คลิก Shape และเลือกตามที่ต้องการ ถ้าไม่มี Shape ที่ชอบก็เลือกปุ่มที่เป็นเส้นยึกยือ แล้ววาดเอาเอง
3. เมื่อได้ Shape ที่ต้องการแล้ว คลิกที่ Shape จะมี Menu เพิ่มให้ที่ Menu Bar คือ (Drawing Tool) Format
4. คุรสามารถให้สี และเส้น จนกระทั่งใส่ภาพเป็นพื้นหลังใน shape ซึ่งทั้งหมดอยู่ในช่อง Shape Styles

Reference > Insert Footnote

การทำอ้างอิง โดยใส่ Footnote ที่ท้ายกระดาษ ด้วย Microsoft Word
1. วาง Cursor ไว้หลังคำท่ต้องการขยายความ
2. ไปที่ Reference Menu
3. คลิก Insert Footnote
4. Microsoft word จะส่งคุณไปให้เขียนขยายความทันที
5. เมื่อเขียนฟุตโน้ตเสร็จแล้ว ก็คลิกด้านนอกพื้นที่ เพื่อกลับไปที่ทำงานปกติ
** คุณไม่ต้องสนใจเลยว่าคำที่คุรขยายความจะถูกเลื่อนไปหน้าอื่น เพราะ Footnote จะตามมันไปตลอดทุก ๆ หน้า

Insert > Header or Footer

ใส่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (ทำ Header or Footer) ซึ่งปกติจะเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อไม่ให้รุงรัง หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษจะประกอบด้วยชื่อบท หรือชื่อคนเขียน จนกระทั่งหัวข้อย่อย แล้วแต่รูปแบบ
1. ไปที่ Insert Menu
2. เลือกคลิก Header หรือ Footer จากนั้นก็เลือกรูปแบบ อิเฎลอยากให้เลือกอันที่มีเลขหน้า
3. เมื่อมี Header หรือ Footer ปรากฏ คุณสามารถพิมพ์ลงไปได้เลย
4. เมื่อพิมพ์เสร็จให้คลิก Close Header and Footer
5. เวลาจะแก้ไข ให้ double click ที่ตรง Header หรือ Footer ได้เลย

Citation and Bibliography

ใส่การอ้างอิง และบรรณานุกรม ใน Microsoft Word
1. เมื่อคุณพิมพ์ข้อความที่คัดลอกมาจากบทความอื่นเรียบร้อยแล้ว ให้วาง Cursor ไว้ด้านหลังข้อความนั้น
2. ไปที่ References Menu
3. ที่ช่อง Citation and Bibliography จะมีให้เลือก Style ซึ่งอิเฎลแนะนำ APA
4. คลิก Insert Citation เลือก Add New Source
5. จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้คุณกรอกชื่อผู้เขียน สำนักพิมพ์ ฯลฯ กรอกให้มากที่สุด เท่าที่มีข้อมูล
6. เมื่อเสร็จให้คลิก OK คุณจะเห็นวงเล็บแสดงชื่อผู้เขียนอยู่ด้านหลังข้อความอ้างอิง ซึ่งจะสอดคล้องกับบรรรานุกรม
การใส่บรรณานุกรม
โดยส่วนมากการเขียนเรียงความขนาด 2-3 หน้าจะมีการอ้างอิงจาก 3 ที่มา
1. เมื่อคุณใส่การอ้างอิงเสร้จสมบุรณ์เรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่หน้าสุกท้าย
2. ไปที่ References Menu
3. ดูที่ช่อง Bibliography และเลือก Insert Bibliography จากนั้นเลือกรูปแบบที่คุณชอบ

Table of Contents

การทำสารบัญใน Microsoft Word
1. ใช้ Mouse ทำแถบเลือกหัวข้อที่ต้องการให้ปรากฏในสารบาญ
2. ไปที่ References Menu
3. ดูที่ช่อง Table of Contents แล้วคลิก Add Text
4. จะมี Level ให้เลือก โดย Level 1 คือหัวข้อใหญ่สุด
5. เมื่อกำหนดหัวข้อเรื่องเรียบร้อยทุกหัวข้อแล้วให้ไปที่หน้าแรก ซึ่งจะใส่สารบัณ
6. ที่ References Menu ให้คลิกที่ปุ่มใหญ่ ๆ เขียนว่า Table of Contents ในช่อง Table of Contents
7. เลือกรูปแบบตามที่ต้องการ
8. เมื่อคุณกลับไปเปลี่ยนแปลงหัวข้องเรื่องย่อย คุณห้ามลืม Update Table of Content เพื่อให้เป็นปัจจุบัน ซึ่งปุ่มที่ให้ Update จะอยู่ส่วนบนของ Table of Content ในหน้ากระดาษ